Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym (XML).

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

  • od 1 lutego 2026 r. – Duże firmy (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.) oraz wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury z KSeF
  • 1 kwietnia 2026 r. – Obowiązek wystawiania faktur z KSeF obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych, „wykluczonych cyfrowo”)
  • od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie) oraz dla podmiotów zwolnionych z VAT

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

KSeF obejmie:

  • czynnych podatników VAT
  • przedsiębiorców zwolnionych z VAT
  • jednoosobowe działalności gospodarcze
  • spółki, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

To faktura wystawiona w ściśle określonym formacie XML, przesłana do KSeF i zarejestrowana w systemie.
Za moment wystawienia faktury uznaje się nadanie numeru KSeF.

Czy faktura PDF będzie nadal obowiązywać?

Nie.
Po wejściu obowiązku KSeF:

  • faktura w PDF nie będzie dokumentem księgowym
  • PDF może służyć jedynie jako kopia informacyjna dla kontrahenta

Jakie są korzyści z KSeF dla przedsiębiorcy?

  • brak obowiązku przechowywania faktur (system przechowuje je 10 lat)
  • mniejsze ryzyko błędów i duplikatów
  • szybszy zwrot VAT
  • większe bezpieczeństwo dokumentów
  • automatyzacja procesów księgowych

Czy muszę zmieniać program do fakturowania?

To zależy od używanego oprogramowania:

  • jeśli obsługuje KSeF – nie ma potrzeby zmiany
  • jeśli nie – konieczna będzie aktualizacja lub nowy program
  • możliwe jest także korzystanie z bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów

Czy biuro rachunkowe może obsługiwać KSeF w moim imieniu?

Tak.
Biuro rachunkowe może:

  • wystawiać faktury
  • odbierać faktury od kontrahentów
  • zarządzać dostępem do KSeF

Wymagane jest jednak nadanie odpowiednich uprawnień.

Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego?

Uprawnienia nadaje się:

  • bezpośrednio w systemie KSeF
  • przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego

Nasze biuro może przeprowadzić Cię przez cały proces krok po kroku.

Czy KSeF działa przez całą dobę?

Tak, KSeF działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
W przypadku awarii systemu obowiązują specjalne procedury awaryjne.

Czy KSeF jest bezpieczny?

Tak.
KSeF to system rządowy spełniający wysokie standardy bezpieczeństwa i ochrony danych. Zapewnia autentyczność oraz integralność faktur.

Co grozi za brak korzystania z KSeF?

Po wprowadzeniu obowiązku:

  • mogą zostać nałożone kary finansowe
  • faktury mogą zostać uznane za nieprawidłowe
  • mogą pojawić się problemy z rozliczeniem VAT

Jak biuro rachunkowe pomaga we wdrożeniu KSeF?

Oferujemy:

  • pomoc w przygotowaniu firmy do KSeF
  • konfigurację programów i uprawnień
  • bieżącą obsługę faktur w KSeF
  • wsparcie i doradztwo na każdym etapie